L’e-mail m’està matant.

Descàrrega de correu

Descàrrega de correu. Cas real.

El correu electrònic és actualment una eina imprescindible fins el punt de fer obsolet el FAX. Ara bé, malt gestionat és pot convertir en un lladre de temps i per tant un enemic de la productivitat.

Llavors, per evitar-ho només cal seguir unes senzilles normes:

– Respondre d’immediat, si és possible, per no haver de llegir de nou el correu. Molts cops la resposta sol·licitada és una dada, o una informació que en un parell de minuts pot estar enllestida.

– Alliberar la safata d’entrada despatxant els e-mails així que es obren desant en carpetes els rellevants, per exemple en un carpeta de pendents.

– A l’hora d’escriure’ls fer-ho d’una forma breu, directe i amb assumpte clar. Això fa guanyar temps tant el receptor com l’emissor. Així es facilita, també, que el receptor es decideixi a respondre més depressa.

– Tenir respostes estandars preparades pel cas de respostes que es repeteixen sovint. Això farà no haver de reescriure aquesta mena de textos, corregir-ne l’ortografia, etc.

Notificador del programa mail

Notificador del programa mail

– No permetre que cada cop que arribi un e-mail el sistema ens avisi. Això implica interrupcions constants, molt cops per culpa de l’spam. Aquestes distraccions son les principals enemigues de la productivitat ja que trenca la concentració.

– Assignar franges horàries per consultar el correu. Evitar de fer-ho constantment. Si hi ha algú  té una urgencia que truqui. No hem de donar la sensació de que estem tot el dia pendent del correu.

– Filtrar el correu brosa amb regles que normalment els programes permeten fer. I es casos extrems subcontractar aquesta feina a un altre persona o empresa.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà Els camps necessaris estan marcats amb *